Medewerker Facilitair

Ben jij een zelfstandige, proactieve professional met een scherp analytisch vermogen? Heb jij affiniteit met facilitaire diensten en processen? En vind je het leuk om als ‘spin in het web’ te functioneren? Dan is deze functie als medewerker facilitair bij de gemeente Delft iets voor jou!

Dit is Delft

Delft is een stad van oud en nieuw. Mensen denken aan Delft en zien dan Delfts blauw en de schilderijen van Johannes Vermeer voor zich. En tegelijk is dit de plek waar aan de toekomst wordt gewerkt en waar wetenschappelijke doorbraken plaatsvinden, in de TU, TNO en Deltares. Delft is vooral ‘thuis’ voor meer dan 100.000 mensen.

Werken voor Delft betekent werken voor een groeiende gemeente met grote ambities, op een plek waar je je zelf kunt blijven ontwikkelen. Het is een omgeving waar wij oog voor elkaar hebben. Waar je geen nummer bent of de onbekende collega die je in de wandelgangen tegenkomt. Hier is ruimte voor jouw visie en het wordt gewaardeerd wanneer je de manier waarop je in het leven staat, meeneemt in je werk. Neem de vrijheid om jezelf te zijn en vorm je taak naar hoe die bij je past.

Jouw rol

De medewerker Facilitair ontwikkelt- en stelt managementrapportages op met betrekking tot de financiën, de uitvoering van het werk, het inkoop- en contractmanagent, het planmatig onderhoud en agendeert deze periodiek voor het Sturingsoverleg. Daarbij is de medewerker Facilitair ook verantwoordelijk voor het actueel houden van het meerjarig onderhoudsplan Facilitair en de Producten en diensten catalogus van Facilitair. In de uitvoering van het werk is de medewerker Facilitair een belangrijke schakel in de tactisch-operationele afstemming tussen de teams; hard- en soft services. Daarbij is de medewerker (mede)verantwoordelijk voor het energiebeheer en het eerste aanspreekpunt voor de Servicedesk Frontoffice, waarbij de focus ligt op het juist en tijdig afstemmen van de dienstverlening tussen de 1e en 2e lijn dienstverlening en de communicatie naar de organisatie. In voorkomende gevallen neemt de medewerker Facilitair waar voor de Procesondersteuner facilitair en vice versa.

In deze veelzijdige rol ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning en het beheer van onze facilitaire processen en diensten. Dit doe je in nauwe samenwerking met en ter ondersteuning van onze facilitair adviseurs en technisch beheerders. We zoeken iemand die proactief is, goed kan netwerken, nauwkeurig en gestructureerd werkt en er voldoening uithaalt als alles op orde is en hierop ook durft aan te spreken. Je belangrijkste taken zijn:

Informatievoorziening Facilitair

• Monitoren van de financiële administratie, inclusief budgetuitputting en prognoses
• Voorbereiden van accountgesprekken met betrekking tot onze dienstverleningsovereenkomsten
• Het verzorgen van managementrapportages
• Bijhouden van het contractmanagementsysteem en up-to-date houden van facilitaire rapportages
• Verzorgen van tekeningenbeheer (technische- en inrichtingstekeningen).

Facilitair beheer

• Beheren van inrichtingsplattegronden, (technische)tekeningen en het vlekkenplan
• Energiebeheer (aan- en afmelden aansluitingen, meterstanden, etc.)
• Actueel houden van het meer jaren onderhoudsplan (MJOP) in Planon
• Uitvragen van offertes en monitoren van het inkoopplan en aanbestedingskalender
• Back-up voor technisch beheerders bij ontvangst van leveranciers
• Eerste aanspreekpunt voor de afdeling Grondzaken & Vastgoed en het team Servicedesk  Frontoffice
• Beheren van de facilitaire Producten en Dienstencatalogus (PDC) en kennisitems op het intranet.

Projectondersteuning

• Zelfstandig uitvoeren van administratieve en operationele taken binnen facilitaire projecten.

Dit ben jij

• Een mbo- (niveau 4) of hbo-diploma, bij voorkeur in een bedrijfseconomische of facilitaire richting
• Ervaring met het monitoren van financiële processen, budgetbeheer
• Het analyseren van gegevens en het opstellen van duidelijke rapportages
• Je bent iemand die eigen initiatief toont en houdt van concreet in actie komen
• Communicatief sterk betekent voor jou: respectvol en tegelijk doortastend als de situatie erom vraagt.

Wat krijg jij

• We bieden je een jaarcontract dat we graag omzetten in een vaste aanstelling wanneer de klik wederzijds is
• Een brutosalaris van minimaal €3.524,-tot maximaal €5.033,- per maand o.b.v. 36 uur per week. Het betreft een functie in schaal 9 van de Gemeente CAO. Inschaling is afhankelijk van je opleiding en ervaring
• 24-28 uur per week
• 144 vakantie-uren (o.b.v. 36 uur), plus 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren    
• Een Individueel Keuze Budget (17,05%)  
• Alle ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• Tot slot: we werken in een hybride werkvorm. Dit betekent dat je deels thuis en deels (minimaal 50%) in ons moderne en duurzame kantoorgebouw boven station Delft werkt. Dit is gemakkelijk per openbaar vervoer te bereiken en midden in de binnenstad. 

Competenties

• Communicatief ben je sterk en durft waar nodig aan te spreken
• Je kan goed analyseren en voert administratieve taken nauwkeurig uit
• Proactieve werkhouding en oplossingsgerichte instelling
• Je houdt van zelfstandig werken, maar je bent ook een teamspeler
• Je werkt resultaatgericht, met oog voor het proces.

Drie redenen om deze functie leuk te vinden

1. Je krijgt een afwisselende functie waarin je zelfstandig kunt werken en je analytische vaardigheden inzet
2. Je draagt bij aan de verbetering van facilitaire processen en diensten binnen de gemeente Delft
3. Je werkt als ‘spin in het web’ binnen het team facilitair, waar jouw bijdrage direct merkbaar is in de dagelijkse operatie.

Even voorstellen

De afdeling Frontoffice en Facilitair van het cluster Interne dienstverlening in Delft bestaat uit ongeveer 40 medewerkers, verdeeld over vier teams (Servicedesk Frontoffice, Stadhuis, Managementassistenten Dienstverlening en Facilitair). Met het team facilitair, dragen we zorg voor een veilige, duurzame, inclusieve, klantgerichte en prettige werkomgeving die de efficiënte levering van gemeentelijke diensten ondersteunt. Dit doen we door het professioneel beheren van verschillende gemeentelijke vastgoed objecten. Waaronder het moderne Stadkantoor en het historische Stadhuis. Hierbij richten we ons zowel op de hard-services (zoals gebouw gebonden installaties, toegangscontrole, etc.) en de soft-services (zoals o.a. de catering, beveiliging en de schoonmaak).

Kennismaken

Wil jij meer informatie ontvangen voordat je op de solliciteer-knop drukt? Neem dan contact op met Barry van der Ende (Afdelingshoofd Frontoffice en Facilitair) via telefoonnummer 06-20977981.

Direct solliciteren kan natuurlijk ook! Upload jouw motivatie en cv uiterlijk zondag 1 maart via de ‘solliciteer’ button. Je kan al voor de sluitingsdatum benaderd worden voor een eerste gesprek.  

Wij geloven dat diversiteit ons sterker maakt als organisatie. Heb jij iets unieks te bieden? Dan kijken we ernaar uit om jou te ontmoeten!