Ben jij proactief, communicatief sterk en heb je affiniteit met informatiebeheer? Zoek je een veelzijdige functie waarin je zowel adviserende als uitvoerende taken combineert? Dan is deze vacature iets voor jou! Wij zijn op zoek naar een adviseur Informatiebeheer die ons helpt bij het optimaliseren van ons zaaksysteem, Teams en Sharepoint en het ondersteunen van collega’s bij het efficiënt beheren van informatie.
Even voorstellen
Team documentaire informatie staat voor hoogwaardige informatievoorziening van de gemeentelijke dienstverlening. De start en finish van veel digitale processen komen samen in dit team van ongeveer 10 medewerkers. Je werkt met een team dat gaat voor kwaliteit en van aanpakken weet.
Dagelijks houden wij ons hier bezig met het verwerken van digitale documenten, fysieke post, ons fysieke archief, kwaliteitsbewaking van alle informatie die wordt opgeslagen in ons zaaksysteem, het adviseren van de organisatie op alle vlakken van informatiebeheer, enzovoort. Het afdelingshoofd Informatiemanagement is de leidinggevende van dit team.
Functieomschrijving
In deze veelzijdige functie combineer je uitvoerende, adviserende en beleidsmatige taken binnen het informatiebeheer. Je hebt een belangrijke rol in de advisering rondom informatiemanagement en de impact van wet- en regelgeving, zoals de Wet open overheid en de Archiefwet. Hierbij adviseer je zowel het management als de gebruikersorganisatie over de invoering en wijzigingen van deze wetten. Je bewaakt de samenhang tussen beleidsontwikkeling en uitvoering, en zorgt voor een vloeiende implementatie van nieuwe processen.
Een deel van je werk bestaat uit uitvoerende taken, zoals kwaliteitscontroles en het registreren van complexere documenten, om feeling te houden met de praktijk. Daarnaast gebruik je je praktijkervaring om analyses te maken van kwaliteitscontroles, trends te signaleren en afdelingen te adviseren over verbeteringen. Niet alleen in ons centrale zaaksysteem Djuma maar ook in Teams, Sharepoint en allerlei procesapplicaties -bijvoorbeeld vergunningen, personeelszaken of uitkeringen – van afdelingen.
Je signaleert en evalueert ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer en vertaalt deze naar praktische processen en instrumenten. Draagvlak creëren voor beleidsaanpassingen en de implementatie daarvan is voor jou een tweede natuur.
Verder geef je trainingen en advies over het gebruik van ons zaaksysteem, Microsoft Teams en SharePoint. Ook onderhoud je contacten met verschillende afdelingen, neem je deel aan projecten en creëer je draagvlak voor veranderend beleid binnen de organisatie.
Wat breng jij mee
- Hbo werk- en denkniveau.
- Ervaring met informatiemanagement en advies op het gebied van informatiewetten zoals de Wet open overheid en de Archiefwet.
- Ervaring met het adviseren van afdelingen over efficiënt gebruik van zaaksystemen.
Heb jij een specialisatie binnen informatiebeheer zoals fysiek archiveren of bijvoorbeeld vernietiging? Dan is dat erg mooi meegenomen. Dat geldt ook voor ervaring als superuser van een zaaksysteem, kwaliteitscontrole, bestuurlijke besluitvorming, TMLO/Metadata of SharePoint/Teams.
Wat bieden wij jou
- Een salaris van minimaal € 3.602 tot maximaal € 5.313 per maand volgens de CAO gemeenten (schaal 10).
- Een 32 tot 36-urige werkweek.
- 144 vakantie-uren (o.b.v. 36 uur) plus 50,4 bovenwettelijke vakantie-uren.
- Een Individueel Keuze Budget (17,05% van je salaris).
- Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
Competenties
- Je bent communicatief sterk en weet anderen te overtuigen;
- Je werkt zelfstandig, maar weet ook verbinding te maken met collega’s binnen en buiten de afdeling;
- Je bent analytisch en oplossingsgericht;
- Je bent een teamspeler die goed kan schakelen tussen verschillende stakeholders.
Drie redenen om deze functie leuk te vinden
- Afwisseling tussen adviserende en uitvoerende werkzaamheden
- Dynamisch en vooruitstrevend werkveld;
- Prettige en open werksfeer binnen de afdeling en organisatie.
Verhaal van Delft
Delft is een stad van historie en innovatie. Van iconisch Delfts blauw en de schilderkunst van Vermeer, tot wetenschappelijke doorbraken en duurzame oplossingen bij de TU Delft en diverse kennisinstituten. Onze stad is een inspirerende plek waar historie en toekomst hand in hand gaan.
Werken voor gemeente Delft betekent werken voor een gemeente met grote ambities, op een plek die goed is voor je carrière. Tegelijk profiteer je van waar we hier in Delft graag ‘klein’ in blijven: kort in de communicatielijnen, met eigenaarschap en slagkracht. Dichtbij elkaar.
Kennismaken
Wil je meer informatie ontvangen voordat je solliciteert? Neem dan contact op met Erik Kruider, afdelingshoofd Informatiemanagement, via 0653634024.
Direct solliciteren kan natuurlijk ook! Upload je motivatie en cv uiterlijk zondag 17 november via onze ‘solliciteer’ button. We kijken ernaar uit om van je te horen!
Iedereen die zich in deze vacature herkent, is welkom om te solliciteren. Wij geloven dat diversiteit ons sterker maakt als organisatie. Verschillende ideeën en achtergronden helpen ons om te groeien, zowel als team als de stad waar wij voor werken. Heb jij iets unieks te bieden? Dan kijken we ernaar uit om jou te ontmoeten!